26.2 文件生成與編輯

這一節對應官方的實踐二：文件生成與編輯。我們將學習如何讓 WorkBuddy 從零生成專業文件，以及對現有文件進行智慧編輯——這是辦公場景中最高頻的需求之一。

場景一：從零生成一份工作週報#

需求#

每週五下午，你都要寫一份工作週報。與其從空白文件開始憋，不如讓 WorkBuddy 幫你起草。

操作#

新建任務，輸入指令：

bash
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請幫我生成一份本週工作週報（Word 格式），要求：

背景：我是市場部運營專員，本週主要工作如下：
1. 完成了"618大促"活動的策劃方案初稿
2. 處理了 3 個合作伙伴的對接事宜
3. 整理了上月各渠道的運營資料
4. 參加了兩次跨部門溝通會

格式要求：
- 標題：本週工作週報（含日期和姓名佔位）
- 分"本週完成工作""未完成事項""下週計劃""需協調資源"四個板塊
- 每項工作用要點列出，語言專業簡練
- 適當補充每項工作的成果或進度百分比

AI 的執行#

WorkBuddy 會：

1. 按你提供的素材，生成結構化的週報內容
2. 補充合理的進度描述和成果表述
3. 排版成規範的 Word 文件
4. 輸出到結果區

結果#

幾分鐘後，你得到一份結構完整、語言專業的週報初稿。你只需在結果區預覽、微調細節（填入具體資料），就能直接提交。

場景二：智慧編輯現有文件#

需求#

你有一份已有的產品說明文件，需要：潤色語言、統一格式、補充目錄。

操作#

把文件放入工作區，輸入指令：

bash
复制
請讀取工作區裡的"產品說明.docx"，做以下編輯：

1. 語言潤色：把口語化表達改為專業書面語，保持原意不變
2. 格式統一：標題用統一層級，正文段落首行縮排，重點內容加粗
3. 補充目錄：在文件開頭自動生成目錄
4. 檢查並修正明顯的錯別字和標點錯誤

修改完成後另存為"產品說明_修訂版.docx"，不要覆蓋原檔案。

安全要點#

• 明確要求"另存為修訂版，不覆蓋原檔案"——保護原始文件
• （回顧第05章技巧8）讓 AI 改重要文件前，最好自己先備份一份

場景三：一鍵生成 PPT#

需求#

要把一份文字報告快速轉成 PPT 彙報。

操作#

bash
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請讀取工作區的"季度總結.docx"，把它轉換成一份 PPT 簡報：

- 提取核心觀點，每頁一個主題
- 首頁為標題頁，末頁為致謝頁
- 配色用商務藍白風格
- 文字精簡，每頁不超過5個要點
- 包含一頁資料圖表（如有資料）

AI 會讀取文件內容，提煉要點，生成排版好的 PPT 檔案。

文件生成的提示詞技巧#

針對文件生成場景，幾個高效技巧：

1. 提供參考樣本#

如果你有滿意的文件模板，直接給它模仿：

bash
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請參考工作區裡"優秀週報模板.docx"的風格和結構，
生成本週的週報。本週工作內容：……

參考樣本勝過十行抽象要求（回顧 5.3 節）。

2. 明確輸出格式#

始終說清楚要什麼格式：Word / PDF / PPT / Markdown，以及具體的排版要求。

3. 設定專業身份#

召喚專家讓文件更專業：

bash
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（召喚"資深商務寫作專家"）
請用投行級別的專業表達，撰寫這份專案可行性報告……

4. 分步迭代#

複雜文件先出框架，再逐節完善：

bash
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第一步：先生成報告大綱讓我確認
（確認後）
第二步：按大綱逐節展開內容

這個案例用到的能力#

小結#

文件生成與編輯是 WorkBuddy 的看家本領。核心心法：

1. 給骨架，補血肉：你提供內容和結構思路，AI 負責表述和排版
2. 明確格式和風格：說清要什麼格式、什麼風格
3. 保護原檔案：編輯時要求另存修訂版
4. 善用專家和樣本：提升專業度

下一節，我們看如何用 WorkBuddy 做資料分析與視覺化。